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회사에서 사용하는 업무 도구가 많아지면 필요한 정보를 찾기 위해 여러 곳을 오가게 됩니다. 상담 내용은 엑셀에 있고, 고객과 주고받은 내용은 메신저에 남아 있고, 일정은 캘린더에서 확인하고, 작업 요청은 담당자에게 따로 전달하는 식입니다.

처음에는 크게 불편하지 않아도 업무가 늘어나면 필요한 내용을 다시 찾거나 진행 상황을 확인하는 일이 잦아집니다. 담당자가 바뀌었을 때 이전 내용을 파악하는 데 시간이 걸리기도 하고요.

이럴 때 사내 업무관리 시스템을 생각해볼 수 있습니다. 다만 필요한 기능을 하나씩 추가하기 전에 지금 회사에서 업무가 어떤 순서로 진행되고 있는지부터 살펴봐야 합니다.

지금 직원들이 일을 어떻게 처리하고 있는지부터 봅니다

시스템을 만들려고 하면 보통 고객관리, 일정관리, 게시판, 통계처럼 필요한 메뉴부터 떠올리게 됩니다.

그런데 실제로 시스템을 쓰기 편한지는 메뉴 개수보다 업무가 어디에서 시작해 어디까지 이어지는지에 더 큰 영향을 받습니다.

상담이 많은 회사라면 신규 문의가 들어온 뒤 누가 담당하는지, 상담 내용은 어디에 남기는지, 이후 업무는 어떻게 이어지는지를 먼저 볼 수 있습니다.

여러 프로젝트를 동시에 진행한다면 작업 요청이 들어온 뒤 담당자를 정하고, 진행 상황을 확인하고, 완료 내용을 남기는 과정이 더 중요할 수 있습니다. 이런 순서를 먼저 정리해두면 꼭 필요한 기능과 굳이 넣지 않아도 되는 기능이 자연스럽게 나뉩니다.

고객 정보를 확인할 때 여러 프로그램을 오가지 않아야 합니다

업무 정보가 여러 곳에 흩어져 있으면 한 고객의 내용을 확인하는 데도 시간이 걸립니다.

고객 정보는 엑셀에서 찾고, 최근 상담 내용은 메신저를 뒤지고, 다음 미팅 일정은 캘린더에서 다시 확인해야 하는 상황이 대표적입니다.

고객 정보를 열었을 때 최근 상담 내용과 다음 일정, 진행 중인 업무까지 이어서 볼 수 있다면 담당자가 여러 프로그램을 계속 오갈 필요가 줄어듭니다.

모든 정보를 한 화면에 몰아넣을 필요는 없습니다. 실제 업무에서는 서로 관련 있는 정보를 필요한 순간에 바로 이어서 볼 수 있는 구조가 더 편합니다.

작업 요청은 담당자와 진행 상황이 바로 보여야 합니다

회사 안에서는 크고 작은 요청이 계속 생깁니다. 고객 요청사항을 반영해야 할 수도 있고, 디자인이나 개발 수정이 필요할 수도 있습니다. 자료 등록이나 내부 확인처럼 담당자를 정해서 처리해야 하는 일도 반복됩니다.

이런 요청이 메신저 대화에만 남아 있으면 시간이 지난 뒤 다시 찾기 어렵습니다. 요청한 사람은 처리가 됐는지 다시 물어봐야 하고, 담당자는 이전 대화를 찾아봐야 합니다.

업무관리 시스템에서는 누가 요청했고 누가 맡았는지, 현재 어디까지 진행됐는지를 한 흐름 안에서 볼 수 있습니다.

회사에 따라 접수와 완료만 구분해도 충분할 수 있고, 여러 사람이 업무를 이어받는다면 진행 중이나 확인 필요 같은 단계가 더 필요할 수도 있습니다. 단계가 많다고 무조건 편한 건 아니기 때문에 실제 업무 방식에 맞춰 정하는 게 좋습니다.

직원마다 봐야 하는 정보는 다를 수 있습니다

사내 시스템에는 고객 정보나 내부 자료처럼 모든 직원에게 똑같이 보여줄 필요가 없는 내용도 있습니다.

일반 직원은 자신이 맡은 업무만 확인하면 충분하지만 관리자는 전체 진행 상황을 봐야 할 수 있습니다. 부서마다 사용하는 메뉴가 다를 수도 있고요.

그래서 직원별 계정과 접근 권한도 처음부터 함께 생각해야 합니다. 전체 공지는 모든 직원이 볼 수 있게 두고, 특정 고객 정보나 관리 메뉴는 담당자와 관리자만 접근하도록 나누는 식입니다.

권한을 세세하게 나눈다고 무조건 편해지는 것도 아닙니다. 실제로 누가 어떤 정보까지 봐야 하는지를 기준으로 정하는 편이 관리하기 쉽습니다.

자주 바뀌는 정보는 직원이 직접 수정할 수 있어야 합니다

업무관리 시스템은 한 번 만들고 끝나는 화면이 아닙니다.

고객 정보가 바뀌고 일정이 추가되며, 작업 상태도 계속 달라집니다. 공지나 자료도 새로 등록해야 합니다.

이런 내용을 바꿀 때마다 개발자에게 요청해야 한다면 실제 운영에서는 불편할 수밖에 없습니다. 자주 수정하는 정보는 담당자가 직접 등록하고 변경할 수 있도록 관리자 기능을 두는 게 실용적입니다.

반대로 거의 바뀌지 않는 내용까지 모두 관리자에서 수정할 수 있게 만들 필요는 없습니다. 어떤 정보가 자주 바뀌는지만 구분해도 필요한 관리 기능의 범위를 잡기 쉬워집니다.

사내 인트라넷과는 어떤 차이가 있을까요?

사내 업무관리 시스템과 인트라넷은 겹치는 부분이 있지만 주로 사용하는 목적에는 차이가 있습니다.

인트라넷은 공지사항이나 자료실, 회사 내규처럼 직원들이 함께 확인해야 하는 내부 정보를 공유하는 역할이 큽니다.

업무관리 시스템은 고객, 상담, 일정, 작업 요청처럼 현재 진행 중인 업무를 확인하고 관리하는 데 더 많이 활용됩니다.

실제 회사에서는 두 기능이 함께 필요한 경우도 있습니다. 공지와 자료를 확인하면서 고객이나 업무 진행 상황까지 봐야 한다면 하나의 시스템 안에서 함께 구성할 수도 있습니다.

사내 공지와 자료 공유를 중심으로 알아보고 있다면 사내 인트라넷 제작, 공지와 업무 자료를 효율적으로 관리하려면 글도 함께 참고할 수 있습니다.

제작 문의 전에는 지금 불편한 업무부터 적어보세요

필요한 기능을 전부 정리한 뒤에 제작을 문의해야 하는 건 아닙니다.

오히려 현재 회사에서 반복해서 불편한 상황을 먼저 적어보는 게 도움이 됩니다.

담당자가 바뀔 때 이전 내용을 파악하기 어려운지, 작업 상태를 확인하려고 계속 메신저를 찾아보는지, 같은 고객 정보를 여러 파일에 따로 적고 있는지 살펴보면 됩니다.

여기에 누가 그 정보를 확인해야 하는지, 얼마나 자주 바뀌는지까지 정리해두면 필요한 기능과 개발 범위를 잡기가 훨씬 쉬워집니다.

처음부터 기능을 많이 넣을 필요는 없습니다

업무관리 시스템을 처음 만들 때는 이것도 있으면 좋겠고 저것도 있으면 좋겠다는 생각이 들기 쉽습니다.

하지만 실제로 거의 사용하지 않는 메뉴가 많아지면 직원 입장에서는 오히려 시스템이 복잡하게 느껴질 수 있습니다. 개발해야 할 범위도 함께 커집니다.

상담과 고객관리가 가장 불편하다면 그 부분부터 시작할 수 있고, 일정이나 작업 요청을 자주 놓친다면 그 흐름을 먼저 정리할 수 있습니다.

기능 개수보다 직원들이 실제로 자주 사용하는 업무가 제대로 연결되어 있는지가 더 중요합니다.

샤이닝의 맞춤형 웹솔루션 개발

샤이닝은 기업 홈페이지, 브랜드 홈페이지, 반응형 홈페이지, 모바일웹, 홈페이지 리뉴얼뿐 아니라 기업 운영에 필요한 맞춤형 웹솔루션도 개발하고 있습니다.

ERP, CRM, 재고관리 시스템, 예약 시스템, 인트라넷 등 회사의 운영 방식과 필요한 기능에 맞는 시스템 개발이 가능합니다.

사내 업무관리 시스템 역시 모든 회사에 같은 구성이 필요한 것은 아닙니다. 상담이 많은 회사와 여러 프로젝트를 동시에 진행하는 회사는 필요한 화면이 다르고, 직원마다 자주 확인하는 정보도 달라질 수 있습니다.

그래서 제작 범위를 잡을 때는 어떤 메뉴를 넣을지부터 결정하기보다 현재 직원들이 어떤 순서로 일하고 있고, 어떤 정보를 반복해서 확인하고 있는지 살펴보는 데서 시작하는 게 좋습니다.

자주 묻는 질문

결국 회사마다 필요한 시스템은 다릅니다

사내 업무관리 시스템을 만들 때 처음부터 기능 목록을 길게 정리할 필요는 없습니다.

직원들이 어떤 순서로 업무를 처리하는지, 같은 정보를 여러 번 찾아보고 있는지, 담당자가 바뀌어도 이전 내용을 쉽게 확인할 수 있는지를 먼저 보면 됩니다.

이 과정이 정리되면 고객관리와 일정이 필요한지, 작업 요청을 연결해야 하는지, 직원별 권한은 어디까지 나눌지도 훨씬 분명해집니다.

현재 업무 정보가 엑셀, 메신저, 캘린더, 개인 파일 등에 나뉘어 있다면 새로운 기능부터 찾기보다 어떤 업무를 하나의 흐름으로 연결하면 지금보다 편해질지부터 살펴보는 것이 좋습니다.